Việc thành lập một Văn phòng đại diện (RO) là một trong những bước đầu tiên trong việc thành lập công ty của bạn tại thị trường Đông Nam Á mới nổi này. Làm thế nào để thành lập một Văn phòng đại diện tại Việt Nam, đặc biệt trong tình hình Covid – 19 hiện nay? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một bộ khởi đầu tiên tiến về cách bạn sẽ thành lập Văn phòng đại diện của công ty mình.
ĐỌC THÊM: Dịch vụ Tư vấn Thương mại & Mua sắm của Viettonkin để giúp bạn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Văn phòng đại diện được phép làm gì và KHÔNG được làm gì?
Một Văn phòng đại diện được phép tham gia vào các hoạt động sau để giúp quảng bá công ty mẹ của mình:
- Tiến hành nghiên cứu thị trường;
- Đóng vai trò là điểm liên lạc cho công ty mẹ;
- Quảng bá các hoạt động của trụ sở chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác, dẫn đến kinh doanh ở các giai đoạn sau
Các văn phòng đại diện không được tiến hành bất kỳ hoạt động kinh doanh có lợi nào khác. Một RO không có quyền ký hợp đồng riêng biệt cho chính nó. Công ty mẹ chịu mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của Văn phòng đại diện, vì vậy kế toán của RO phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Do đó, trong trường hợp muốn thành lập thêm các đơn vị phụ thuộc chỉ có chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, bạn có thể xem xét việc thành lập các văn phòng đại diện để tránh phải thực hiện các nghĩa vụ thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành dịch vụ không được thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của các văn phòng đại diện như du lịch, xây dựng, tư vấn, v.v., hình thức thành lập một văn phòng ở các tỉnh khác là một lựa chọn khôn ngoan.
Nói chung, một Văn phòng đại diện được phép thực hiện hầu hết tất cả các hoạt động mà công ty mẹ thực hiện ngoại trừ giao dịch trực tiếp và tạo ra lợi nhuận, tất cả các loại hợp đồng phải được ký bởi công ty mẹ hoặc Văn phòng đại diện. Nó không có quyền ký hợp đồng mua bán, tất cả các hóa đơn và tài liệu giao dịch phải được gửi về trụ sở chính.
Những gì bạn cần để thành lập một Văn phòng đại diện? (Cập nhật mới nhất 2020)
ĐỌC THÊM: Luật sở hữu trí tuệ và bảo vệ tại Việt Nam để tìm hiểu thêm về luật Việt Nam!
Danh sách kiểm tra trước giấy phép để thành lập Văn phòng đại diện
- Đơn xin thành lập văn phòng đại diện của các công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Giấy chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công cộng hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài nơi thương nhân nước ngoài được thành lập;
- Giấy bổ nhiệm bằng văn bản của công ty mẹ;
- Bản dịch công chứng của báo cáo tài chính hoặc giấy chứng nhận bằng văn bản về việc thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc nghĩa vụ tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền tại địa phương nơi thương nhân nước ngoài được thành lập hoặc chứng nhận hoặc chứng minh;
- Bản sao công chứng của chứng minh nhân dân (đối với người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (đối với người nước ngoài) của Trưởng đại diện;
- Các tài liệu về địa điểm dự kiến, bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu doanh nghiệp được thuê bởi doanh nghiệp để cung cấp thêm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh);
- Ngoài ra, địa điểm của văn phòng đại diện của công ty nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự và vệ sinh và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
- Ghi chú: toàn bộ hồ sơ xin cấp phép phải được ký và đóng dấu bởi công ty mẹ. Nếu công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu, toàn bộ hồ sơ phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Danh sách kiểm tra sau giấy phép để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
ĐỌC THÊM: Cách để có được Đại diện pháp lý cho một Công ty tại Việt Nam
Khi nộp đơn xin cấp giấy phép, bạn có thể bắt đầu sắp xếp nhân viên, thuế, báo cáo hàng năm. Ngoài những điều đó, các hoạt động cơ bản khác của một văn phòng đại diện, bao gồm:
- Tài khoản ngoại tệ và tài khoản VND có nguồn gốc ngoại tệ tại các ngân hàng được cấp phép hoạt động tại Việt Nam. Chỉ sử dụng tài khoản này cho các hoạt động của RO;
- Báo cáo bằng văn bản hàng năm về các hoạt động trong năm gửi đến Sở Công Thương;
- Thiết lập quỹ tiền mặt để ghi lại tất cả doanh thu và chi phí trong quá trình hoạt động của RO;
- Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại RO (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với đại diện và nhân viên của RO;
- Chứng nhận hàng năm về lương và thu nhập cho trưởng đại diện và hoạt động của văn phòng đại diện;
- Trả thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho đại diện và nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).
- Ghi chú, khi nộp tất cả các tờ khai thuế và biên lai thuế từ các cơ quan nhà nước. Thêm vào đó, quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho đại diện và nhân viên của văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật hiện hành;
Điều gì tiếp theo?
- Văn phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động RO cho công ty của bạn. Thông thường mất 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.
- Trong vòng 30 ngày sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động RO, bạn nên công bố thông tin đăng ký hoạt động RO của mình trên Cổng thông tin Đăng ký Kinh doanh Quốc gia.
Mất bao lâu để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam?
Quá trình này có thể mất từ sáu đến tám tuần tổng cộng, bao gồm việc nhận giấy phép chính, giấy phép hoạt động và con dấu. Chúng tôi khuyên bạn nên thuê dịch vụ chuyên nghiệp để xử lý các luật lệ và thủ tục.
Nhờ vào việc không có doanh thu trong nước và các yêu cầu cấp phép liên quan, quy trình thiết lập không đòi hỏi nhiều thủ tục hành chính như những quy trình khác.
Giấy phép Văn phòng đại diện có hiệu lực trong năm năm nhưng có thể được gia hạn thêm năm năm nữa.
Tóm lại, trên đây là những hướng dẫn đầu tiên để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam. Khi bạn nắm vững các nguyên tắc cơ bản của quy trình thành lập RO tại Việt Nam, nó có thể trở nên đơn giản hơn nhiều. Các chuyên gia pháp lý của Viettonkin luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn với bất kỳ thủ tục, giấy phép và chứng nhận nào. Nếu bạn gặp phải bất kỳ trở ngại nào, hãy liên hệ với chúng tôi bên dưới. Viettonkin sẽ luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn!
