Hiện nay với sự phát triển của kinh tế Việt Nam, nhu cầu thành lập công ty của người nước ngoài ngày càng tăng. Rào cản duy nhất cho những đơn vị này là những hiểu biết về pháp luật và có đủ kinh nghiệm để bắt đầu việc kinh doanh. Chính vì vậy, nhiều […]
Hiện tại có nhiều thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam phục vụ cho việc kinh doanh. Theo thống kê, hiện tại có hơn 2,000 văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Thành phố Hồ Chí Minh và con số còn tăng nhiều trong tương lai.
Văn phòng đại diện là hình thức phù hợp với thương nhân nước ngoài chỉ muốn có văn phòng đại diện để hỗ trợ mục đích giao dịch với các đối tác hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, cần phân biệt rõ văn phòng đại diện được thành lập bởi các Công ty hoạt động tại Việt Nam được quản lý bởi cơ quan đăng ký doanh nghiệp và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài được quản lý bởi Sở Công thương. Trong phạm vi bài viết chỉ đề cập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo Luật Thương mại: Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.
Văn phòng đại diện không được tiến hành các hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp. Thương nhân nước ngoài sẽ chịu các vấn đề tài chính phát sinh
Thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
2. Vì sao cần thành lập văn phòng đại diện?
Dù nhiều thương nhân nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam với mục đích hỗ trợ quá trình giao dịch với khách hàng tại thị trường mới, nhưng trên thực tế văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp. Mở văn phòng đại diện sẽ giúp thương nhân nước ngoài nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, sẽ có cơ hội tìm hiểu khách hàng, nắm được thói quen của thị trường Việt Nam, tiếp xúc đối tác tiềm năng nhờ đó tăng cường cơ hội mở rộng thị trường.
3. Thủ tục thành lập
Theo hướng dẫn tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thực hiện các bước đăng ký sau:
Bước 1: Thương nhân nước ngoài chuẩn bị giấy tờ theo đúng quy định
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương;
- Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Các cách để nộp hồ sơ gồm nộp trực tuyến hoặc qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp.(Lưu ý: Thường các tỉnh, thành phố lớn hiện tại đã triển khai và chỉ cấp nhận phương pháp nộp hồ sơ trực tuyến)
Nếu nộp trực tuyến, doanh nghiệp đính kèm các hồ sơ được yêu cầu nộp trực tiếp trên cổng thông tin trực tuyến của chính phủ.
Nếu nộp trực tiếp, người đại diện văn phòng đại diện hoặc người được ủy quyền tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh Cơ quan cấp Giấy phép là Sở Công Thương tỉnh, thành phố nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện. Sau khi hoàn tất đầy đủ hồ sơ, thương nhân nước ngoài sẽ nhận được giấy biên nhận và chờ kết quả.
Bước 3: Chỉnh sửa hồ sơ và nhận kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Bước 4: Bước 4: Các công việc sau thành lập
Sau khi được cấp phép hoạt động, Văn phòng đại diện cần hoàn tất thủ tục đăng ký để chính thức đi vào hoạt động
Đăng ký mã số thuế (lưu ý: thời gian nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế phải trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động).
- Đăng ký thông báo mẫu dấu Văn phòng đại diện
- Đăng ký mã số thuế (lưu ý: thời gian nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế phải trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động).
Để tránh trường hợp tốn thời gian chuẩn bị giấy tờ nhiều lần do chưa nắm rõ quy định luật lệ cũng như chưa quen các thủ tục hành chính ở Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài có thể thuê dịch vụ trọn gói tư vấn và hỗ trợ hồ sơ của các công ty tư vấn đầu tư. Viettonkin với kinh nghiệm tư vấn dịch vụ đầu tư thành công cho hơn 2,000 dự án, hỗ trợ trọn gói cho các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào Việt Nam. Kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ doanh nghiệp ngoại, sở hữu nhân sự dày dặn kinh nghiệm chuyên môn, Viettonkin giúp hoàn thành các thủ tục đầu tư nhanh chóng và hiệu quả nhất.
