Văn phòng đại diện (RO) không có chức năng tạo ra lợi nhuận, nhưng có các chức năng như nghiên cứu, tiếp cận mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu, sản phẩm, liên hệ với khách hàng … Vì vậy, việc có một văn phòng đại diện có thể là rất cần thiết. Vậy, quy trình và tuân thủ để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam cũng như giải thể như thế nào? Bài viết dưới đây của Viettonkin Consulting sẽ chia sẻ thông tin hữu ích về quy trình thành lập và chấm dứt văn phòng đại diện cũng như các vấn đề liên quan. Hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi để có thông tin hữu ích cho việc kinh doanh tại Việt Nam.
Quy trình và tuân thủ để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
ĐỌC THÊM: Cách thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam
Tuân thủ cho các văn phòng đại diện (ROs)
Thiết lập một văn phòng đại diện (ROs) là một trong những cách đơn giản và nhanh nhất để thành lập một thực thể pháp lý tại Việt Nam. Các yêu cầu báo cáo của họ cũng đơn giản hơn so với FOCs.
ĐỌC THÊM: Dịch vụ pháp lý để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề và bảo vệ quyền lợi của bạn
Bởi vì ROs bị cấm thực hiện các hoạt động tạo ra lợi nhuận trực tiếp và chỉ giới hạn trong nghiên cứu thị trường, phát triển các mối quan hệ thương mại và thu thập thông tin về quy định và luật pháp, các yêu cầu tuân thủ của họ cũng đơn giản hơn so với FOCs.
Danh sách kiểm tra yêu cầu quy trình (cập nhật 2021)
- Thủ tục thuế và kế toán
Bắt buộc:
- Hoàn tất quyết toán thuế thu nhập cá nhân (PIT)
- Quyết toán PIT cho cá nhân có nhiều nguồn thu nhập hoặc có thu nhập trực tiếp từ nước ngoài
Các nhiệm vụ cần lưu ý:
- Hoàn thành sổ quỹ tiền mặt và thẻ chi tiêu với các hóa đơn và chứng từ phù hợp cho việc kiểm tra thuế
- Kiểm tra lại tờ khai thuế – thanh toán và biên lai thuế
- Đối chiếu số dư – tình trạng thuế với cơ quan thuế
- Báo cáo hoạt động hàng năm
- Chuẩn bị và nộp báo cáo về hoạt động của văn phòng trong năm cho Sở Công Thương
- Thủ tục lao động tiền lương
Bắt buộc:
- Ký hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động cho mức lương và thu nhập mới cho năm cho từng nhân viên trong nước.
- Cung cấp thư bổ nhiệm, thư xác nhận thu nhập hàng năm cho người lao động nước ngoài.
- Đăng ký và điều chỉnh hệ thống thang lương, quy định lao động, thỏa thuận lao động … để cập nhật quy định và chính sách phúc lợi.
- Hoàn thiện thông tin về sổ quản lý nhân viên với nội dung cần cập nhật như ngày nghỉ, giờ làm thêm, kỷ luật, tăng lương, …
Các nhiệm vụ cần lưu ý:
- Thực hiện các thủ tục xác minh thu nhập, phát hành biên lai khấu trừ PIT cho nhân viên theo mùa, nhân viên có thu nhập trực tiếp từ nước ngoài.
- Xác định danh sách nhân sự phải tự quyết toán PIT với cơ quan thuế.
Quy trình và tuân thủ cho việc giải thể
Để thực hiện quy trình giải thể một văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật đã ban hành, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Hủy bỏ mã số thuế với cơ quan thuế.
Bước 2: Thủ tục trả con dấu, xác nhận không sử dụng con dấu (trong trường hợp không có con dấu).
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện.
Bước 4: Nộp đơn
Bước 5: Nhận kết quả
Thủ tục hủy mã số thuế (TIN)
Để có thể xác thực mã số thuế của văn phòng đại diện, bạn cần nộp đơn đến văn phòng thuế hành chính. Các loại giấy tờ và tài liệu bao gồm:
- Công văn về việc hủy mã số thuế.
- Quyết định đóng cửa văn phòng đại diện của hội đồng thành viên (LLC) / hội đồng quản trị (cổ phần) / chủ sở hữu / doanh nhân (tư nhân).
- Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị / Hội đồng thành viên về việc giải thể Văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ của công ty.
Hướng dẫn trả con dấu, xác nhận không sử dụng con dấu của văn phòng đại diện
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2015. Trong trường hợp các văn phòng đại diện đã được thành lập trước thời điểm này, khi hoàn tất thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện, cần nộp hồ sơ để trả con dấu hoặc xác nhận con dấu không sử dụng với cơ quan công an. Chúng tôi xin tư vấn bộ hồ sơ cho khách hàng như sau:
- Công văn xác nhận không sử dụng / trả con dấu.
- Quyết định giải thể Văn phòng đại diện.
- Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị / Hội đồng quản trị về việc đóng cửa Văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ của công ty.
- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu gốc, con dấu trong trường hợp bạn trả con dấu.
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Sau khi hoàn tất các thủ tục về mã số và con dấu, công việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm là chuẩn bị giấy tờ và tài liệu trong bộ hồ sơ để đóng cửa văn phòng đại diện.
Hồ sơ của RO sẽ bao gồm các mục sau:
- Thông báo giải thể RO (Tải mẫu trong Phụ lục II – Thông tư 20/2019 / TT-BKHDT TẠI ĐÂY).
- Quyết định của Chủ sở hữu / Hội đồng quản trị / Doanh nhân / Hội đồng thành viên về việc đóng cửa Văn phòng đại diện. Hoặc quyết định thu hồi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Biên bản cuộc họp của Hội đồng quản trị / Hội đồng cổ đông (nếu có).
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện gốc (có thể sử dụng bản sao công chứng).
- Con dấu (nếu có) hoặc Giấy chứng nhận không sử dụng con dấu của cơ quan công an.
- Thông báo chấm dứt thuế.
- Đơn đề nghị bổ sung và cập nhật thông tin đăng ký hoạt động cho các văn phòng đại diện được cấp giấy chứng nhận đầu tư (Tải mẫu trong Phụ lục II-19 của Thông tư số 20/2019 / TT-BKHDT TẠI ĐÂY).
- Giấy ủy quyền / giấy giới thiệu của công ty cho người nộp hồ sơ (MẪU)
- Danh sách số lượng nhân viên hoặc quyền lợi của họ trong RO (nếu có).
- Danh sách các khoản nợ (bao gồm nợ thuế và nợ bảo hiểm xã hội) mà doanh nghiệp chưa thanh toán, danh sách các chủ nợ (nếu có).
Nộp hồ sơ để đóng cửa văn phòng đại diện
Khi thực hiện giải thể một văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Văn phòng Đăng ký Kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Tiếp theo, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua 2 cách sau:
- Đến trực tiếp văn phòng đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến qua website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/
Nhận kết quả
Từ thời điểm văn phòng đăng ký nhận được hồ sơ hợp lệ, sẽ mất khoảng 05 ngày làm việc bao gồm: Kiểm tra hồ sơ => thay đổi trạng thái trong Cơ sở dữ liệu từ đăng ký Văn phòng đại diện sang chấm dứt => phát Thông báo chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện (nếu hồ sơ hợp lệ).
Trong trường hợp Văn phòng Đăng ký kiểm tra hồ sơ và phát hiện có sai sót hoặc thiếu sót, sẽ phát Thông báo sửa đổi và bổ sung hồ sơ cho doanh nghiệp.
Đặc biệt
– Trách nhiệm đối với nhân viên: khi muốn giải thể văn phòng đại diện, các thương nhân trong nước hoặc nước ngoài cần thông báo trước, thực hiện nghĩa vụ trả lương, chấm dứt hợp đồng thuê, hợp đồng lao động …
– Với cơ quan thuế: cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và thủ tục liên quan đến thuế.
– Nếu RO đã bị tạm ngừng hoạt động quá 1 năm nhưng chủ doanh nghiệp không thông báo cho Văn phòng Đăng ký Kinh doanh hoặc cơ quan thuế, thì giấy chứng nhận đăng ký hoạt động sẽ bị thu hồi. Để tránh tình trạng bị thu hồi, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục tạm ngừng kinh doanh cho văn phòng đại diện nếu có ý định tạm ngừng hoạt động.
– Trong trường hợp địa điểm của RO không nằm trong lãnh thổ Việt Nam, doanh nghiệp nên giải thể theo quy định của quốc gia đó. Sau đó, trong vòng 30 ngày, thông báo giải thể văn phòng đại diện cho Văn phòng Đăng ký Kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.
