Ngày nay, nhiều nhà đầu tư nước ngoài muốn thành lập doanh nghiệp mới tại Việt Nam. Tuy nhiên, chi phí thành lập tương đối cao và có thể thiếu hiểu biết về kiến thức địa phương. Do đó, việc thành lập một văn phòng đại diện tại Việt Nam, đặc biệt là tại thành phố Hồ Chí Minh, sẽ là giải pháp tốt nhất, vì nó cung cấp một cách gia nhập với chi phí thấp cho các nhà đầu tư và có thể hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh của Việt Nam. Nếu bạn có kế hoạch thành lập một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh, bạn có thể đọc bài viết này đến cuối. Nó cung cấp cho bạn thông tin về việc thành lập một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh.
ĐỌC THÊM: Dịch vụ tư vấn Viettonkin giúp bạn thiết lập văn phòng tại Việt Nam
Các Văn Phòng Đại Diện Được Phép Làm Gì?
Việc thành lập một văn phòng đại diện cho các nhà đầu tư nước ngoài là phổ biến, vì nó dành cho những người lần đầu tiên tham gia vào thị trường Việt Nam và trước khi có sự hiện diện lớn hơn trong nước. Ngoài ra, nó có thể tiết kiệm chi phí gia nhập cho các nhà đầu tư và hiểu rõ hơn về kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, các văn phòng đại diện bị cấm kiếm doanh thu và các hoạt động của chúng chủ yếu bị giới hạn trong việc nghiên cứu thị trường, cũng như hoạt động như một văn phòng liên lạc cho các công ty mẹ của chúng.
Có những điều mà các văn phòng đại diện được phép làm. Đó là:
- Tiến hành nghiên cứu thị trường
- Hoạt động như một văn phòng liên lạc cho công ty mẹ của nó.
- Quảng bá các hoạt động của văn phòng chính thông qua các cuộc họp và các hoạt động khác, dẫn đến một doanh nghiệp ở các giai đoạn sau.
Các văn phòng đại diện không được phép tạo ra lợi nhuận hoặc ký kết hợp đồng trực tiếp, vì chúng phụ thuộc vào các công ty mẹ của mình. Thêm vào đó, chúng bị cấm phát hành hóa đơn.
Làm Thế Nào Để Có Giấy Phép Và Bạn Nên Làm Gì Sau Đó?
Trước khi có giấy phép, bạn cần thực hiện danh sách kiểm tra để thành lập một Văn Phòng Đại Diện cho doanh nghiệp mới của bạn tại thành phố Hồ Chí Minh. Đây là danh sách kiểm tra trước khi cấp giấy phép cho bạn:
- Nộp đơn xin thành lập văn phòng với con dấu hoặc dấu công ty.
- Thư bổ nhiệm của Trưởng Văn Phòng Đại Diện kèm theo tài liệu nhận dạng và con dấu công ty.
- Giấy ủy quyền cho tư vấn viên nộp hồ sơ xin cấp giấy phép.
- Giấy chứng nhận thành lập công ty và/hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty.
- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty cho năm tài chính gần nhất.
- Bản ghi nhớ hợp tác (MoU) về việc thuê văn phòng hoặc hợp đồng thuê.
- Tài liệu cung cấp quyền hợp pháp của chủ nhà liên quan đến quyền thuê văn phòng.
Hãy nhớ rằng, đối với các bước từ 1 đến 6, thực thể nước ngoài sẽ cần một bản sao đã được công chứng và hợp pháp hóa của mỗi tài liệu và một bản dịch sang tiếng Việt bởi một cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Thêm vào đó, một hợp đồng thuê đã ký là cần thiết trước khi đăng ký văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Sau khi có giấy phép, bạn sẽ cần danh sách kiểm tra sau khi cấp giấy phép cho hành động tiếp theo của bạn. Đây là:
8. Làm con dấu cho văn phòng đại diện;
- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Hộ chiếu của Trưởng văn phòng đại diện nếu là người nước ngoài hoặc hộ chiếu/CMND của Trưởng văn phòng đại diện nếu là người Việt Nam.
9. Đăng ký mã số thuế;
- Tờ khai đăng ký mã số thuế.
- Giấy ủy quyền
- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu
- Giấy chứng nhận văn phòng đại diện tại Việt Nam
10. Mở tài khoản ngân hàng;
- Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Giấy chứng nhận đăng ký con dấu.
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
- Thư ủy quyền chỉ định những người ký tên được ủy quyền của các tài khoản ngân hàng.
11. Thông báo thành lập văn phòng của Công ty.
Đối với các bước từ 8 đến 10, tài liệu của bạn cần được công chứng và dịch để hoàn tất quy trình. Đừng quên điều này nếu không quy trình sẽ mất thêm thời gian.
Mất Bao Lâu Để Thành Lập Một Văn Phòng Đại Diện?
Văn phòng đại diện có thể được thành lập trong khoảng từ 6 đến 8 tuần. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên thuê một dịch vụ chuyên nghiệp để xử lý các luật và thủ tục vô số.
Việc không có doanh thu trong nước và các yêu cầu cấp giấy phép liên quan đã được đưa ra, vì vậy quy trình thiết lập cho tùy chọn này không liên quan đến nhiều thủ tục hành chính như các tùy chọn khác. Một văn phòng đại diện có hiệu lực trong 5 năm, nhưng có thể được gia hạn thêm 5 năm nữa.
Tuyển Dụng, Thuế và Báo Cáo
Sau khi có giấy phép và sẵn sàng thành lập một văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh, bạn vẫn cần xem xét một số điều khác, chẳng hạn như tuyển dụng, thuế và báo cáo.
Khi việc thiết lập văn phòng hoàn tất, bạn có thể thuê số lượng nhân viên địa phương và người nước ngoài miễn là việc tuyển dụng của họ được tài liệu hóa đúng cách. Tất cả nhân viên người nước ngoài bao gồm cả trưởng đại diện đều cần có giấy phép lao động. Các văn phòng có thể thuê nhân viên trực tiếp hoặc sử dụng sự hỗ trợ của các công ty tuyển dụng.
Một văn phòng đại diện không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT) của Việt Nam. Tuy nhiên, nó có trách nhiệm khai báo thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho nhân viên của mình. Để xác định thuế phải nộp, các văn phòng đại diện phải tiến hành một cuộc kiểm toán thuế kiểm tra tất cả doanh thu và chi phí trong thời gian thuế để thiết lập cơ sở cho việc khai báo và nộp thuế.
Thêm vào đó, văn phòng đại diện phải gửi báo cáo về các hoạt động của năm trước cho Sở Công Thương trước ngày 30 tháng 1 hàng năm.
Các Rủi Ro Thuế Nếu Văn Phòng Đại Diện Của Bạn Được Thiết Lập Vĩnh Viễn
Như đã đề cập ở trên, văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường và hoạt động như một văn phòng liên lạc cho công ty mẹ của nó. Nó không thể tham gia vào các hoạt động thương mại hoặc hỗ trợ công ty mẹ với các hoạt động thương mại của mình tại Việt Nam.
Một Cơ Sở Thường Trực được mô tả theo luật địa phương cũng như thỏa thuận Tránh Đánh Thuế Hai Lần (DTA) giữa Việt Nam và các quốc gia khác. Nói chung, định nghĩa PE theo một DTA là cần thiết hơn so với các quy định trong nước.
Nếu một doanh nghiệp nước ngoài muốn chuyển đổi văn phòng thành một cơ sở thường trực, nhưng nó đã thực hiện các hoạt động theo luật địa phương, nó có thể kích hoạt rủi ro cấp giấy phép. Do đó, các doanh nghiệp nước ngoài nên đảm bảo rằng văn phòng đại diện của họ thực hiện các hoạt động theo hướng dẫn của DTA. Tuy nhiên, nếu hoạt động của văn phòng đại diện nằm ngoài phạm vi, nó có thể phải chịu thuế bổ sung tại Việt Nam.
Để tránh bất kỳ rủi ro cấp giấy phép hoặc thuế nào trong trường hợp văn phòng được coi là một cơ sở thường trực, các doanh nghiệp được khuyên nên hạn chế việc văn phòng của họ tham gia vào các hoạt động mua bán giữa hai bên.
Do đó, các nhà đầu tư nước ngoài muốn thiết lập sự hiện diện tại Việt Nam nên sử dụng dịch vụ của các cố vấn địa phương đã đăng ký, những người có thể đảm bảo quy trình thiết lập của họ chính xác trong khi tuân thủ các DTA và quy định địa phương liên quan.
Tóm lại, việc thành lập một văn phòng đại diện nên được xem xét nếu bạn muốn gia nhập thị trường nước ngoài mà bạn chưa từng trải nghiệm. Mặc dù có chi phí thấp, nó có thể giúp bạn nhận thức được kiến thức địa phương về kinh doanh tại Việt Nam. Hãy nhớ rằng, nếu bạn không chắc chắn hoặc không biết gì về các quy định và luật địa phương, bạn có thể yêu cầu sự giúp đỡ của chúng tôi. Viettonkin sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn bất cứ lúc nào!
